Gdy menedżerowie organizacji zastanawiają się nad usprawnieniem przebiegu procesów w swoich organizacjach, w pierwszej kolejności zadają pytania o oprogramowanie wspomagające obieg dokumentów. Jest to zrozumiałe, gdyż w ich organizacjach dokumenty są nośnikami zadań.Inaczej rzecz ujmując procesy w ich organizacjach są odzwierciedlane w papierowych dokumentach. Pojawienie się nowego procesu, jest równoznaczne z pojawieniem się nowego dokumentu.

Ponieważ dokumenty papierowe mają to do siebie, że mogą fizycznie zaginąć, pierwszym i naturalnym pomysłem jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, rozumianego jako miejsce, w którym dokumenty papierowe w postaci elektronicznej (np. zeskanowane) krążą według z góry określonych ścieżek pomiędzy komórkami.

Podstawową funkcjonalnością systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest repozytorium tych dokumentów, możliwość przyznawania uprawnień do odczytania i edycji, zarządzanie wersjami dokumentów i zdefiniowanie ścieżek ich obiegu.
Z pewnością wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga uporządkować wybrane procesy, z pewnością opóźnienia stają się rzadsze, nie dochodzi do przypadkowych zagubień, ale czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów podnosi jakość zarządzania procesami w organizacji?

Co bowiem począć z procesami, w których dokument jest wynikiem, a nie nośnikiem? I czy właśnie te procesy, które z natury są zbyt złożone, aby opisywać je przy pomocy raz zdefiniowanej formatki, nie decydują najbardziej o skuteczności, z jaką działa organizacja.

Usprawnienie Komunikacji Wewnętrznej

Współcześnie pracownicy wykorzystują zróżnicowane kanały komunikacyjne: telefon stacjonarny, telefon komórkowy, fax, e-mail, sms, komunikator, chat, tradycyjna, papierowa korespondencja. Aby usprawnić komunikację wewnętrzną proponujemy wykorzystanie rozwiązań informatycznych, które w jednym miejscu gromadzą wymienianą informację z jej pełnym przyporządkowaniem do spraw, zadań i przypomnień. Właśnie uporządkowanie i usprawnienie komunikacji wewnętrznej, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, wpływa na wzrost produktywności pracowników.

Poprawa Produktywności Procesów

Uznaną prawdą jest, że procesy, aby były efektywne, musza być kontrolowane. Aby prowadzone przez Twoich pracowników procesy były realizowane szybko i skutecznie konieczna jest możliwość kontroli, jak poszczególne osoby wywiązują się z powierzonych im zadań. Podnieś produktywność własnych pracowników dostarczając im narzędzie, za pomocą którego będą mogli podzielić się odpowiedzialnością za realizowane zadania, podnosząc samodyscyplinę i skuteczność działań.

Udrożnienie Sekretariatu

W każdym niemal przedsiębiorstwie sekretariat pełni rolę „skrzynki kontaktowej", przez którą kontaktują się aktualni i potencjalni kontrahenci. Do zadań sekretariatu należy rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej i obsługa spotkań biznesowych w firmie, rezerwacja sal i terminarzy. Gdy z powodu natłoku zadań, pracownicy sekretariatu popełniają drobniejsze i poważniejsze niedopatrzenia pierwszą decyzją kierownictwa jest powołanie kancelarii do obsługi korespondencji, bądź biura podawczego celem odciążenia sekretariatu, a w rezultacie wzrost zatrudnienia, bez gwarancji, że procesy będą przebiegały lepiej. SIMPLE Sp. z o.o. proponuje alternatywę w postaci oprogramowania, przy pomocy którego pracownicy będą sami w stanie efektywniej prowadzić procesy komunikacji, przekazywać sprawy, obsługiwać korespondencję, rezerwować zasoby.

Omówienie Rozwiązań

SIMPLE.BPM/CRM

Business Proces Management (BPM) to innowacyjne oprogramowanie, które skutecznie wspiera kluczowe dla organizacji procesy. BPM obejmuje zarówno obieg zadań i dokumentów, repozytorium danych, bazę wiedzy, współdzielenie zasobów, rejestrację spraw i kontaktów, funkcje analityczne, zarówno finansowe jak i rzeczowe. Praktyczne zastosowania SIMPLE.BPM obejmują także obsługę procesów sprzedażowych i ofertowych (CRM), obiegu dokumentów, kontroli realizacji projektów, reklamacji i serwisu, systemu zarządzania jakością, sekretariatu, kancelarii itp.

Jeśli nasza oferta wzbudziła Państwa zainteresowanie - prosimy o wypełnienie formularza. Nasz przedstawiciel skontaktuje się z Państwem w najszybszym możliwym czasie i podpowie Państwu, które rozwiązania z naszej oferty byłyby najbardziej przydatne w Państwa podmiocie, a także prześle dalsze materiały informacyjne.