Proces to uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po sobie. Choć procesy są nieodłączną cechą każdej organizacji, nie każda organizacja potrafi nimi odpowiednio zarządzać.

Zarządzać można tylko tym, co można kontrolować, a kontrolować można tylko to co podlega pomiarowi. Receptą na sukces jest więc kontrola i pomiar kluczowych procesów w organizacji.

SIMPLE.BPM/CRM to rozwiązanie wspierające obsługę szeroko rozumianych procesów biznesowych z możliwością definiowania indywidualnych, warunkowych scenariuszy postępowania, wzbogaconych o mechanizmy przypomnień, obiegu dokumentów i terminarze.

Zarządzać można tylko tym, co można kontrolować, a kontrolować można tylko to co podlega pomiarowi... SIMPLE.BPM/CRM jest rozwiązaniem, które zostało opracowane z myślą o podmiotach o zróżnicowanej wielkości i profilu działalności prowadzących działalność B2B.

Aby zabezpieczyć także przyszłe potrzeby użytkowników, SIMPLE.BPM/CRM został wzbogacony o mechanizmy pozwalające administratorowi na budowę zupełnie nowych obiektów i definiowanie powiązań pomiędzy nimi. SIMPLE.BPM/CRM ewoluuje wraz ze zmianami potrzeb użytkowników, nie tracąc z upływem czasu na aktualności. Samodzielność administratora i użytkowników jest kluczem do niskich kosztów eksploatacji SIMPLE.BPM/CRM.

Rozwiązania branżowe

W oparciu o funkcjonalność SIMPLE.BPM/CRM powstał szereg rozwiązań branżowych, wśród których wymienić należy rozwiązania dla:

  • Budownictwa w tym developerów - dedykowane wersje dla developerów wspierające sprzedaż lokali oraz prowadzenie procesu inwestycyjnego oraz wersje dla przedsiębiorstw budowlanych - obsługa umów i obiegu dokumentów, kancelarii, sekretariatów, obsługa przetargów i procesów ofertowych;
  • Dystrybucji - kompletna funkcjonalność oprogramowania CRM (Customer Relationship Management) do zarządzania relacjami z klientami, wspierającego między innymi obsługę kampanii marketingowych, skuteczne wdrożenie cross-selling, analizy przyszłej sprzedaży, ranking klientów, ocenę efektywności pracy handlowców itp.
  • Działalności naukowo-badawczej - zarządzanie projektami badawczymi, umowami i realizowanymi zleceniami, wsparcie procesów pozyskiwania środków unijnych, budżetowanie i rozliczanie zadań, współdzielenie zasobów, zarządzanie obiegiem dokumentów, obsługa kancelarii i sekretariatów;
  • Edukacji i podmiotów szkoleniowych - procesy rekrutacji słuchaczy i uczestników szkoleń, wsparcie komunikacji wewnętrznej, obsługa sekretariatu, kancelarii i obiegu dokumentów;
  • Finansów i ubezpieczeń - w szczególności obsługa wniosków, obsługa procedur windykacyjnych, wsparcie sprzedaży produktów finansowych do klientów instytucjonalnych oraz VIP zintegrowane z call-center, obsługa sekretariatów, kancelarii i komunikacji wewnętrznej;
  • Produkcji - wsparcie procesów obsługi zapytań ofertowych, konfigurator wyrobów, serwis i obsługa reklamacji, procesy kontroli jakości, baza wiedzy, wsparcie procesów zaopatrzenia, zarządzanie obiegiem dokumentacji technicznej, obsługa sekretariatu;
  • Profesjonalnych usług w tym wydawnictw i poligrafii, utrzymania ruchu i serwisu, salonów samochodowych, biur projektowych etc - zarządzanie relacjami z klientami - CRM w tym pełna obsługa zleceń, serwisu, rejestracja i eliminacja incydentów oraz reklamacji, zarządzanie obiegiem dokumentów, obsługa sekretariatu.

BPM

Zarządzanie Procesami Biznesowymi - BPM - Business Proces Management
Jedną z podstawowych korzyści jakie odnotowuje się w wyniku zastosowania SIMPLE.BPM jest zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji krążącej wewnątrz organizacji, większa przejrzystość procesów, uchwycenie personalnej odpowiedzialności za opóźnienia, zwiększenie samodyscypliny, zaangażowania i efektywności pracy, zarówno personelu liniowego jak i kierownictwa.

SIMPLE.BPM chroni i podnosi efektywność dotychczasowych inwestycji w informatykę, doskonale uzupełniając funkcjonalność posiadanych już (zarówno standardowych jak i dedykowanych) systemów informatycznych o możliwość zarządzania istotnym z punktu widzenia prowadzonych procesów działaniami, które nie były wcześniej przedmiotem pomiaru i oceny.

SIMPLE.BPM znajduje zastosowanie szczególnie dla:

  • wsparcia pracy sekretariatu i kancelarii, w tym prowadzenie rejestru dokumentów przychodzących i wychodzących, prowadzenia korespondencji seryjnej, rejestracji i przekazywania kontaktów, spraw i zadań;
  • zbudowania repozytorium dokumentów i systemu obiegu dokumentów i spraw;
  • wsparcia dla obsługi norm jakości;
  • zbudowania bazy wiedzy;
  • obsługi działu rozwoju, konstrukcyjnego czy laboratorium;
  • współdzielenia ograniczonych zasobów, zarówno technicznych jak i kadrowych, w tym samochodów firmowych, sal konferencyjnych, urządzeń demonstracyjnych etc. wspiera także zarządzanie flotą pojazdów firmowych;
  • planowania operacyjnego i zarządzania projektami;
  • synchronizacji wymiany informacji z podmiotami powiązanymi, kooperantami, Partnerami, w tym przy zastosowaniu elementów zarządzania łańcuchem dostaw;
  • wielu innych zastosowań, dzięki wbudowanemu środowisku, za pomocą którego użytkownik może samodzielnie definiować nowe lub modyfikować istniejące obiekty, wraz z zależnościami między nimi.

CRM

Zarządzanie Relacjami z Klientami - CRM - Customer Relationship Management
SIMPLE.CRM wspiera szeroki wachlarz działań sprzedażowych - od wsparcia kampanii marketingowych i pierwszych indywidualnych kontaktów, poprzez proces handlowy, uzyskanie zamówień i śledzenie ich realizacji, aż po obsługę posprzedażną i serwis.
Budowę oprogramowania CRM naszego autorstwa wyróżnia niezwykle elastyczna struktura. Uprawniony użytkownik może samodzielnie definiować własne zadania, scenariusze działań z podziałem na etapy, zdefiniować przypomnienia, przyporządkować zasoby, zaplanować przyszłe działania z wykorzystaniem terminarzy.
SIMPLE.CRM jest rozwiązaniem pozwalającym na definiowanie własnych widoków (kolekcji) umożliwiających zgromadzenie na jednym ekranie wszystkich najczęściej używanych przez użytkownika funkcji.
SIMPLE.CRM wyposażono w zaawansowane mechanizmy obsługi obiegu dokumentów. Wymieniane dokumenty, zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, są przechowywane w bazie i udostępniane uprawnionym użytkownikom, z zachowanie kontekstu sprawy, zadania, klienta, wykonawcy itp.
Z jednego miejsca, bez konieczności przełączania się między aplikacjami, można wykonać rozmowę telefoniczną, wysłać czy odebrać fax lub e-mail. System CRM wyposażono w klienta pocztowego współpracującego z najpopularniejszymi systemami pocztowymi, w taki sposób, aby wysyłana korespondencja stawała się zarejestrowanym kontaktem, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności jak rejestrowanie załącznika czy przenoszenie/przepisywanie treści kontaktu z systemu pocztowego do CRM.
W powiązaniu z cyfrową centralą telefoniczną oprogramowanie CRM pozwala zorganizować dział badań marketingowych, dział telemarketingu, obsługę infolinii czy call-center.
Ponieważ istotnym aspektem współpracy z Klientem jest ocena finansowego wymiaru tej współpracy  SIMPLE.CRM można zintegrować z zewnętrznym systemem transakcyjnym, co pozwala uzyskać w CRM informacje on-line o saldzie, dyscyplinie płatniczej i preferencjach kontrahentów. SIMPLE.CRM jest w pełni zintegrowany z SIMPLE.ERP może pracować także autonomicznie, w powiązaniu z systemem transakcyjnym niezależnego dostawcy, gdyż posiada wbudowane, otwarte mechanizmy wymiany danych o kontrahentach, produktach czy transakcjach.
W powiązaniu z SIMPLE.ERP rozwiązanie SIMPLE.CRM może brać udział w interakcjach, stając się źródłem dokumentów magazynowych, faktur, zamówień, zleceń produkcyjnych, dokumentów związanych z normami jakości czy obsługą laboratorium.

Zarządzanie Serwisem

Wymagania stawiane firmom przez klientów w zakresie obsługi serwisowej stale rosną, a zdolność ich spełnienia decyduje o pozycji firmy na rynku. Aby utrzymać klienta, zapewnić sobie jego lojalność, trzeba dążyć nie tylko do właściwego zaspokajania jego potrzeb związanych z obsługą serwisową ale również starać się wyprzedzać jego oczekiwania. Dobrze zorganizowany serwis, który sprosta tym wymaganiom, jest kluczem do podniesienia poziomu satysfakcji klienta, zwiększenia jakości obsługi, prowadzących do osiągnięcia sukcesu rynkowego. Zapewnienie sprawnego i skutecznego serwisu wymaga prawidłowej organizacji procesów, określania optymalnych procedur i zastosowania właściwych narzędzi sterowania ich przebiegiem. Aktualna sytuacja gospodarcza sprawia, że tylko zastosowanie efektywnego systemu informatycznego może gwarantować osiągnięcie tego celu.

System SIMPLE.CRM jako oprogramowanie do zarządzania profesjonalną firmą usługową, zostało wyposażone w zaawansowane mechanizmy wsparcia działalności serwisowej, obejmujące tworzenie i wykorzystanie bazy wiedzy, planowanie działań serwisowych, rejestracje wykonanych czynności i wykorzystanego materiału lub części zamiennych itp. Praca personelu serwisu rozliczana może być w oparciu o tzw. karty pracy.

Wsparcie procesów zarządzania jakością

SIMPLE.CRM jest systemem wspomagającym proces projektowania i wdrażania Systemu Zarządzania Jakością oraz jego utrzymywanie i doskonalenie. Zapewnia skuteczne zarządzanie projektem wdrożeniowym i jego dokumentowanie. Umożliwia tworzenie zapisów i zbieranie danych związanych z funkcjonowaniem Systemu Jakości i ich wykorzystanie w procesie doskonalenia. Poza tym zapewnia zarządzanie infrastrukturą firmy, dając możliwość katalogowania urządzeń, aparatury, wyposażenia oraz nadzorowania miejsca ich użytkowania, zapotrzebowania, remontów, legalizacji, wzorcowania, itp., stając się tym samym skutecznym narzędziem prowadzenia racjonalnej gospodarki zasobami przedsiębiorstwa.
Dzięki zastosowaniu mechanizmów WebAccess SIMPLE.BPM/CRM może udostępniać użytkownikom wybraną funkcjonalność także przy wykorzystaniu Internetu, z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa wymienianych danych.
Ponieważ naturalnym narzędziem wymiany informacji jest poczta elektroniczna, SIMPLE.BPM/CRM został wyposażony w narzędzia pozwalające na pełną integrację z wiodącymi systemami pocztowymi.
SIMPLE.BPM/CRM może pracować autonomicznie, jednakże najlepsze efekty uzyskuje się w wyniku integracji z innymi aplikacjami - SIMPLE.BPM umożliwia wówczas prezentację danych w jednym miejscu, pomimo zlokalizowania ich w niezależnych, niepowiązanych bazach.
SIMPLE.BPM/CRM udostępnia narzędzia analityczne, pozwalające na prowadzenie analiz z wykorzystaniem tabel przestawnych i narzędzi OLAP, wraz z ich graficzną prezentacją. Argumentami prezentowanych danych mogą być sprawy, zdarzenia, jednostki niematerialne (kontakty) i materialne (sztuki, kilogramy, gabaryty), a także dane finansowe.

Przy wykorzystaniu tabel przestawnych i wykresów, możliwe jest np:

  • wykonywanie zarówno analiz kwotowych i asortymentowych (wielkość zamówień, wielkość sprzedaży itp.) - na podstawie danych z systemu transakcyjnego;
  • analizowanie jakości pracy handlowców, telemarketerów, serwisantów (np. liczba telefonów, wizyt, spotkań);
  • analizowanie przebiegu bieżących procesów sprzedażowych (np. śledzenie lejka sprzedaży, liczby niezrealizowanych opóźnień, przyczyn rezygnacji Klientów).

 

We wcześniejszych wersjach oprogramowanie SIMPLE.BPM/CRM dostępne było w oparciu o komercyjną platformę Microsoft i alternatywne rozwiązanie Open Source - Linux, PostgreSQL. Ze względu na niewielkie zainteresowanie Klientów platformami Open Source SIMPLE.BPM/CRM od wersji 8.0 dostępny jest w jednej wersji - z najpopularniejszą na świecie platformą komercyjną Microsoft Windows i SQL Server.

Zalety

Najistotniejszymi zaletami rozwiązań opartych na SIMPLE.BPM/CRM:

  • automatyzacja - usprawnienie prowadzonych działań poprzez stosowanie odpowiednich scenariuszy, procedur,
  • likwidacja dublowania informacji w różnych systemach informatycznych,
  • gromadzenie i udostępnianie wiedzy o klientach, pochodzącej ze wszystkich działów,
  • możliwości prowadzenia skutecznej kontroli i oceny efektywności pracy poszczególnych handlowców, pracowników serwisu czy działu marketingu,
  • integracja kanałów kontaktu z klientem, identyfikacja najwygodniejszego sposobu komunikacji z klientem.

Korzyści

Źródła korzyści z wdrożenia SIMPLE.BPM/CRM:

  • korzyści mierzalne - zmiany podstawowych wskaźników przedsiębiorstwa, tj. wartość sprzedaży, zysk ze sprzedaży, koszty sprzedaży, koszty serwisu, liczba reklamacji etc.
  • korzyści niemierzalne - wzrost lojalności klienta (co poprzez rozpowszechnienie pochlebnych opinii prowadzi do zdobycia nowych klientów), wzrost zadowolenia pracowników i poprawa jakości ich pracy.